Spis treści
Zapytanie (wezwanie do złożenia wyjaśnień / przekazania dokumentów) od Rzecznika Praw Pacjenta (RPP) warto traktować jak sygnał nawet jeśli zaczyna się od pojedynczej skargi pacjenta, sprawa może szybko przejść w tryb postępowania w sprawie praktyk naruszających zbiorowe prawa pacjentów. Ustawa daje RPP narzędzia, aby badać sprawę w placówce, żądać dokumentów i finalnie wydać decyzję z rygorem natychmiastowej wykonalności, a także nakładać administracyjne kary pieniężne.
Poniżej znajdziesz praktyczny schemat postępowania, w szczególności dla osób zarządzających oraz kierowników podmiotów leczniczych.
W jakim trybie działa RPP? – to determinuje obowiązki i ryzyka
Postępowanie wyjaśniające (zwykle „sprawa indywidualna”)
Rzecznik Praw Pacjenta wszczyna postępowanie wyjaśniające, gdy poweźmie wiadomość uprawdopodabniającą naruszenie praw pacjenta. W tym trybie RPP może m.in.:
- zbadać, nawet bez uprzedzenia, każdą sprawę na miejscu,
- żądać złożenia wyjaśnień oraz zapewnienia dostępu do dokumentów, przez podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych.
Po postępowaniu wyjaśniającym RPP może skierować do podmiotu „wystąpienie” (miękka forma) w których działalności podmiotu uznaje za naruszenie praw pacjenta.
Postępowanie w sprawie praktyk naruszających zbiorowe prawa pacjentów
Ustawa definiuje praktykę zbiorową jako „zorganizowane” bezprawne działania lub zaniechania podmiotu, nastawione na pozbawienie lub ograniczenie praw pacjentów. Przez praktykę naruszającą zbiorowe prawa pacjentów rozumie się:
- bezprawne zorganizowane działania lub zaniechania mające na celu pozbawienie pacjentów praw lub ograniczenie tych praw. Nie jest zbiorowym prawem pacjentów suma praw indywidualnych, oraz:
- stosowanie praktyk naruszających zbiorowe prawa pacjentów.
W tym trybie RPP ma wprost prawo żądać przedstawienia dokumentów i wszelkich informacji terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania żądania. Samo żądanie powinno zawierać m.in. zakres, cel, termin i pouczenie o sankcjach.
Ryzyko finansowe za brak reakcji jest realne. W przypadku nieprzekazania na żądanie Rzecznika dokumentów oraz informacji, Rzecznik nakłada karę pieniężną do wysokości 50.000 złotych.
Natomiast jeśli dojdzie do decyzji o praktyce zbiorowej. Rzecznik nakazuje podmiotowi zaniechania takich praktyk lub wskazuje działania niezbędne do usunięcia skutków takich praktyk wyznaczając terminy. Takiej decyzji nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.
Za niewykonanie decyzji może został nałożona kolejna administracyjna kara pieniężna do 500.000 złotych.
Jak przygotować odpowiedź?
Odpowiedź musi być kompletna, spójna i „audytowalna”
Zbuduj chronologię zdarzeń i wskaż, jakie standardy / procedury obowiązywały w dacie zdarzenia. Jeżeli pismo dotyczy konkretnego pacjenta, dołącz wyłącznie dokumenty i informacje potrzebne do odpowiedzi (zasada „niezbędności” z perspektywy compliance i ochrony danych). Jeżeli RPP żąda wyjaśnień „procesowych”, wtedy pokaż procedurę oraz dowód jej wdrożenia (szkolenia, komunikaty, podpisane zapoznanie personelu, audyty wewnętrzne).
Pamiętaj, że RPP ma prawo wglądu i kontroli „na miejscu”
Ustawa pozwala RPP badać sprawę w placówce nawet bez uprzedzenia oraz żądać wyjaśnień i dostępu do dokumentów. W praktyce oznacza to, że warto mieć stałą procedurę na wypadek kontroli.
Jeśli nie masz danych pacjenta – to też może być normalne
RPP może odmówić ujawnienia danych pacjenta, jeśli uzna to za niezbędne dla ochrony jego praw. Wtedy odpowiedź buduj na poziomie procesu i organizacji, a nie konkretnego zdarzenia medycznego. Chociaż zawsze miej w pamięci, że sprawa pojedynczego przypadku może zmienić się w tzw. zbiorowe naruszenie prawa pacjentów.
Najważniejsze - potraktuj pismo jako test ewentualnego naruszenia zbiorowych prawa pacjentów – zrób szybki przegląd ryzyk systemowych
W celu ograniczenia ryzyka wszczęcia postępowania z art. 59–67 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, sprawdź w szczególności, czy w placówce nie funkcjonują praktyki o cechach zorganizowanych działań lub zaniechań, które mogą ograniczać prawa pacjentów (np. wynikające z regulaminu, cennika, instrukcji dla rejestracji, polityki odwiedzin, sposobu udostępniania dokumentacji, standardów informacyjnych).
Jeśli znajdziesz błąd systemowy:
- zatrzymaj praktykę natychmiast (nawet zanim odpowiesz na pismo RPP),
- wdroż działania naprawcze i opisz je w odpowiedzi (z datami, zakresem, odpowiedzialnością),
- zbierz dowody wdrożenia (komunikat, szkolenie, zmiana procedury).
To ma znaczenie także dlatego, że:
- nie wydaje się decyzji jeżeli podmiot zaprzestał stosowania praktyk
- ale równocześnie ciężar udowodnienia (zaniechania praktyki) spoczywa na podmiocie.
Co może się wydarzyć dalej i jak się przygotować?
W przypadku wydania decyzji stwierdzającej naruszenie zbiorowych praw pacjentów jest ona natychmiast wykonalna i może nakładać obowiązek raportowania realizacji działań.
Ustawa przesądza, że decyzje Rzecznika są ostateczne, ale na decyzję Rzecznika przysługuje skarga do sądu administracyjnego. Tym samym jeżeli nie zgadzasz się z decyzją RRP możesz złożyć wystąpić na drogę sądową.
Dobre praktyki dla podmiotów leczniczych
Co warto zrobić
- wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za kontakt z RPP i jeden kanał komunikacji,
- od początku pracuj na dokumentach i faktach (chronologia, procedury, dowody wdrożenia),
- sprawdź, czy problem nie wynika z regulaminu / procedury (ryzyko naruszenia zbiorowych praw pacjentów),
- jeśli błąd jest systemowy — napraw go od razu i udokumentuj.
Czego nie warto robić
- nie wysyłaj odpowiedzi na szybko bez weryfikacji spójności (pismo RPP wprost może zawierać pouczenie o sankcjach za brak informacji lub informacje nieprawdziwe / wprowadzające w błąd),
- nie ograniczaj się do ogólników typu „procedury są przestrzegane” bez dowodów,
- nie traktuj sprawy jako „problem jednej osoby” – pierwsza analiza zawsze powinna objąć ryzyko systemowe.
Podsumowanie
Zapytanie od Rzecznika Praw Pacjenta należy traktować jako sygnał compliance: nawet jeśli zaczyna się od jednostkowej skargi, może przerodzić się w postępowanie dotyczące praktyk naruszających zbiorowe prawa pacjentów. Kluczowe jest szybkie ustalenie, w jakim trybie działa RPP, bo od tego zależą obowiązki dowodowe, terminy i ryzyka. Odpowiedź podmiotu leczniczego powinna być kompletna, spójna i „audytowalna” – oparta na faktach, chronologii, procedurach i dowodach ich wdrożenia, przy jednoczesnym ograniczeniu przekazywanych danych do zakresu niezbędnego.
Najważniejszym elementem zarządczym jest szybki przegląd ryzyk systemowych (regulaminy, praktyki rejestracji, udostępnianie dokumentacji, polityki informacyjne i organizacyjne), ponieważ to właśnie „zorganizowane” działania lub zaniechania najczęściej budują ryzyko kwalifikacji jako naruszenie zbiorowe. Jeżeli wykryjesz błąd systemowy, należy natychmiast zatrzymać praktykę, wdrożyć działania naprawcze i udokumentować ich wykonanie – w przeciwnym razie rośnie ryzyko decyzji z rygorem natychmiastowej wykonalności oraz kar (w tym do 50 000 zł za brak przekazania informacji/dokumentów i do 500 000 zł za niewykonanie decyzji). Jednocześnie warto pamiętać, że decyzje RPP podlegają kontroli sądu administracyjnego.
